El EDM integrado en nuestra solución de Gestión Electrónica de Documentos PheB ofrece muchas ventajas

  

Distribuir información inmediatamente disponible a un conjunto de usuarios, independientemente de su ubicación de actividad.

Minimizar el tráfico de documentos para evitar la pérdida de datos

Contienen en un solo espacio un conjunto de documentos diseminados dentro de una organización en toda la organización.

Evitar la multiplicación de documentos para facilitar su actualización

Almacenamiento seguro y acceso a los documentos disponibles

Simplificar y asegurar la copia de seguridad de los documentos sensibles o esenciales para la organización de la empresa

La gestión electrónica de documentos es una cuestión organizativa y de reducción de costes.

 

Si bien la GED está naturalmente asociada a sus propios costes de explotación (infraestructura, formación), se utiliza principalmente para reducir diversos costes directamente relacionados con la existencia de documentos en papel.

 

Precios de los consumibles

Mantenimiento de equipos de impresión y reproducción

Tratamiento de documentos con una vida útil corta (reciclaje, destrucción),

Archivo de documentos con una larga vida útil.

 

Muchos documentos se crean o modifican cada día en la empresa.

Además de estos costes, es esencial añadir documentos de fuera de la empresa, gestionar todos estos documentos, garantizar su procesamiento, asegurarse de que se dirigen a las personas adecuadas...

 

Todas estas tareas y procesos pueden ser titánicos. DMS proporciona una interfaz centralizada para recuperar cualquier documento.

 

Si se adaptan los procedimientos implementados, cualquier documento creado o en tránsito por la organización pasa por DMS para su almacenamiento e indexación. La situación crítica en la que la única copia de un documento importante se "perdió" en el cajón de vacaciones de un empleado es cosa del pasado.

 

Gracias al EDM integrado en el corazón de la solución PheB, se almacena un documento desmaterializado y se conoce en todo momento su estado actual de procesamiento.

 

Un documento desmaterializado también puede circular más rápidamente que su soporte de papel. Las transferencias durante la creación o validación de un documento son instantáneas.

 

La mejora de la trazabilidad y de la fluidez de la circulación de los documentos permite por sí misma un aumento de la productividad. Encontrar un documento específico o reunir los documentos de un archivo es sin comune medida más rápida

 

La búsqueda de texto completo puede ayudarle a encontrar un documento más rápidamente

Documentos similares o relacionados pueden ser enlazados por DMS

El llenado automático de determinados metadatos evita errores de indexación y archivo.

Gestión de Documentos Electrónicos, Cuestiones Regulatorias para cumplir con las restricciones legales en términos de archivo

  

La legislación y los reglamentos imponen ciertas restricciones de archivo

 

Garantizar la autenticidad de un documento,

Identificar al autor de un documento,

Almacene los documentos durante varios años,

Evitar la destrucción accidental de documentos.

 

DMS ofrece herramientas (firma, validación, archivo) para cumplir con estas restricciones.

 

por teléfono

+33 (0)1 74 70 77 37

por email

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